Các bước chuẩn bị cho hội trại

Để chuẩn bị cho một cuộc trại, chúng ta lần lượt tiến hành những điểm sau:

1. Chọn lựa địa điểm (tiền trạm)
2. Tiếp xúc, thông báo, xin phép
3. Dụng cụ đi trại
4. Lên chương trình

5. Thành lập BTC

1. Chọn lựa địa điểm

Đích thân người phụ trách phải đi tiền trạm để khảo sát và chọn lựa. Đất trại phải rộng rãi đủ chỗ để dựng lều . Và cần hội tụ đủ các yếu tố sau:

a) Phong cảnh & địa hình: Tùy mục đích chương trình mà chọn phong cảnh cho phù hợp (núi, hoặc biển, hoặc rừng…hoặc địa danh nào kết hợp được cả 3 yếu tố được thì càng tốt), lựa chọn những địa hình có khu vực trống để thuận tiện cho chơi vận động, và địa hình hiểm trở để chơi trò chơi lớn.

b) Thoát nước: Đất trại có phủ cỏ, khô ráo, sạch sẽ, thoai thoải, không bị lụt hay úng thủy khi mưa lớn.

c) WC & Phòng tắm: Đảm bảo số lượng đủ cho số lượng trại sinh trong những giờ cao điểm, có chia khu wc nam nữ riêng (số lượng phòng giao động từ 40 phòng trở lên)

d) An ninh: Việc này ít đoàn quan tâm tới, tuy nhiên đây là yếu tố góp phần cho thành công của hội trại. Vì thế nên hỏi thăm kỹ người phụ trách địa điểm cắm trại về tình hình an ninh và bảo vệ khu đất trong suốt quá trình đoàn cắm trại, cũng như việc cứu hộ trong những trường hợp khẩn cấp như cứu hộ trên biển, hoặc bị lạc trong rừng…

e) Chợ: Là nơi tiếp tế thực phẩm và nhu yếu phẩm cho trại. Tuy nhiên chúng ta không vì thế mà cắm trại gần chợ. Càng xa càng tốt nhưng phải thuận tiện cho việc đi lại mua sắm.

f) Cây, củi: Việc đun, nấu, làm thủ công trại đều phải sử dụng cây, củi, nên điểm cắm trại phải gần chỗ có thể lấy cây, củi...

g) Nước uống: Phải có nước sạch gần nơi cắm trại để có thể lấy được dễ dàng

h) Dễ tới: Địa điểm cắm trại phải phù hợp với khả năng kinh phí chuyên chở của đơn vị. Nếu có thể nên ở gần trục lộ giao thông để đề phòng trường hợp phải di tản trại sinh.

i) Nhà thờ: Điều này không cần thiết nếu mời được cha đi cùng, tuy nhiên thì cũng nên xem ở gần khu cắm trại có nhà thờ không, và tiện hỏi bên đất trại có thể cho làm lễ tại trại được không để có phương án (1 là nhóm sẽ về nhà thờ lễ, 2 là làm lễ tại đất trại trong buổi tối thứ 7)

j) Giá cả & thương lượng: Sau khi tìm hiểu đất trại đạt yêu cầu các mục trên. Bước tiếp theo là hỏi về giá cả và thương lượng với chủ đất, khi giá cả bên chủ đất đưa ra phù hợp với giá dự kiến của đoàn thì bước tiếp theo cần làm việc rõ hơn về những hạng mục chi tiết trong phần giá thuê đất trai (ví dụ: 60k/2 ngày trại: đã bao gồm tiền vô cổng, đất trại, nước uống, điện….phần này càng cụ thể càng tốt), mang sổ theo để ghi chú một số điều đã thương lượng, xin lại địa chỉ email để làm việc qua email và soạn hợp đồng qua email luôn.

Lưu ý: Nên mang theo máy chụp hình hoặc máy quay để lưu lại hình ảnh tiền trạm, chụp hình địa hình các khu dự kiến (đất trại, khu chơi vận động, khu lửa trại, khu chơi trò chơi lớn, gameshow)

- Vẽ sơ đồ khu đất trại ở dạng phác họa (ưu tiên bạn nào có khả năng này đi tiền trạm cùng)

2. Tiếp xúc, thông báo, xin phép

a. Tiếp xúc

- Với chủ đất để xin phép sử dụng địa điểm cắm trại.

- Với cha sở tại gần khu đất trại để xin lễ, với giới trẻ sở tại, để mời sinh hoạt chung hay nhờ họ hướng dẫn những tập quán phong tục địa phương. Cần nắm thời gian lễ của nhà thờ nếu xin lễ ở nhà thờ để xây dựng chương trình chi tiết cho tốt. Các địa chỉ của bác sĩ hay trạm y tế gần nhất.

b. Thông báo, xin phép

- Gửi thông báo ngày, giờ, địa điểm tập kết, cắm trại cho đại diện các dòng tu có sinh viên trong nhóm. Thời gian trước 1 tháng diễn ra hội trại.

- Thông báo cho trại sinh biết ngày, giờ, địa điểm tập kết... thời gian đi trại, chủ đề hay mục đích của trại, lệ phí trại. Lên danh mục những vật cần mang theo cho đúng với nhu cầu của trại. Thời gian trước 3 tuần diễn ra hội trại.

3. Dụng cụ đi trại

a. Lều bạt: Kiểm tra lều bạt có thể mượn hoặc thuê giá rẻ (dự kiến số lượng lều, cọc tre, búa đong cọc, cuốc hay xẻng nhỏ để làm rãnh thoát nước)

b. Âm thanh, ánh sáng: Dự kiến mượn hoặc thuê cũng cần phải có kế hoạch trước.

c. Dụng cụ tập thể: Phân công cho trại sinh mỗi người mang một ít, người nào mang món nào phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản cho đến hết kỳ trại. Những dụng cụ chung cho cả đội gồm:

+ Thùng hay xô chứa nước.
+ Tô dĩa lớn.
+ Vá, muỗng lớn, đũa lớn.
+ Dao, rìu, rựa.
+ Thuốc y tế
+ Đèn pin
+ Thực phẩm và gia vị.
+ Nồi, soong, chảo, ấm nấu nước.

d. Dụng cụ cá nhân: Chưa quen đi trại, nhiều em hay mang theo những thứ luộm thuộm vô ích. Hành trang của trại sinh phải gọn nhẹ và đa dụng. Đây là những vật dụng gợi ý:

+ Y phục: Tùy theo mùa, đồ ngủ, đồng phục, đồ tắm, đồ lót, áo mưa, giày dép...
+ Đồ vệ sinh cá nhân: Kem, bàn chải răng, xà phòng, gương, lược, khăn, giấy vệ sinh...

+ Vật dụng ăn uống: Chén, đũa, muỗng, ly, dao đa năng, bình đựng nước...
+ Vật dụng học tập: Bút, sổ tay, dây...

+ Vật dụng sinh hoạt: Đèn pin, đèn cầy, quẹt gas, nhang muỗi hay thuốc chống muỗi...

+ Mùng mền, võng cá nhân...

Tất cả sắp xếp thứ tự gọn gàng vào ba lô, những vật ít sử dụng để dưới, vật xài nhiều để ở trên. Điều quan trọng mà mỗi trại sinh phải có là sổ tay cắm trại. Có thể gọi đây là Nhật ký trại, trong đó ghi chép:

- Thời gian, địa điểm và mục đích của những kỳ trại.

- Những kinh nghiệm, những ưu khuyết điểm đã gặp trong kỳ trại qua.

- Mô tả toàn bộ khung cảnh và hoạt động của trại (dưới dạng một ký sự)

- Phác họa hay dán những tấm hình đã chụp trong kỳ trại đó.

Liệt kê những thứ phải mang theo trong những kỳ trại, tìm ra những gì thừa hay thiếu để lần sau bỏ bớt hay mang theo.

4. Lên chương trình

Trại không phải là nơi vui chơi, nghỉ mát một cách tùy tiện, vui đâu làm đó. Phải hoạt động nhiều để trại sinh không có những phút trống rỗng, bất động. Muốn được như vậy, người tổ chức phải có một chương trình thật hoàn chỉnh, khít khao với giờ giấc, đúng với chủ đề hay mục đích cắm trại. Có chương trình rồi cũng phải biết san lấp những lỗ hổng (nếu có) trong ngày. Đi đúng chương trình có nghĩa là không kéo dài tiết mục nào ra, dù tiết mục đó đang hấp dẫn.

Lưu ý: Người tổ chức cũng phải soạn một chương trình dự phòng - dành cho trời mưa hay trường hợp bất khả kháng - không để trại sinh ngồi bó tay chịu trận.

5. Các các ban và nhiệm vụ các ban trong tổ chức hội trại

STT	TÊN BAN	NHIỆM VỤ	SỐ LƯỢNG
0	Ban cố vấn	Cố vấn nội dung, chương trình trại, nhưng không trực tiếp làm	Có thể là cựu SV hoặc các thầy đồng hành
1	Trưởng trại	Chịu trách nhiệm về pháp lý, hợp đồng xe, liên hệ đất trại, liên dòng tu, linh mục….	01
2	Trưởng trực	Trực tiếp điều hành các hoạt động của hội trại trong 2 ngày	01
3	Ban Sinh hoạt	Chịu trách nhiệm thiết kế chương trình nhập trại, tập bài hát chủ đề, kết hợp với ban lửa trại sinh hoạt trong đêm lửa trại, sinh hoạt trong thời gian trống.	1 Trưởng, 1 phó
4	Ban vận động & gameshow	Thiết kế các trò chơi vận động, gameshow theo chủ đề hội trại.	1 Trưởng 1 Phó
5	Ban lửa trại	Thiết kế hành trình tìm lửa, sinh hoạt lửa trại, chịu trách nhiệm cho đêm văn nghệ lửa trại	1 Trưởng 1 Phó
6	Ban phụng vụ	Mời cha, soạn và tập hát thánh lễ, chuẩn bị lễ vật, soạn lời nguyện dâng lễ vật, lời cầu, cảm ơn cha chủ tế, làm phút hồi tâm trong đêm lửa trại.	1 Trưởng 1 Phó
7	Ban trò chơi lớn	Thiết kế và chuẩn bị dụng cụ trò chơi lớn qua các trạm theo nội dung của trại	1 Trưởng 1 Phó
8	Ban ẩm thực	Chuẩn bị ẩm thực cho trại sinh, nước uống, nước sinh hoạt…	1 Trưởng 1 Phó 1 thành viên
9	Ban Y tế	Chuẩn bị thuốc y tế và sơ cứu ban đầu, nắm được địa chỉ bệnh xá, bệnh viện gần nơi cắm trại.	1 Trưởng 1 Phó
10	Ban truyển thông & Kỹ thuật	Chịu trách nhiệm âm thanh, ánh sáng cho toàn hội trại, phát chương trình ca nhạc theo yêu cầu vào giờ rảnh (buổi chiều trước ăn tối, và buổi trưa hôm sau)	1 Trưởng 1 Phó
11	Ban kỷ luật	Giữ kỷ luật cho các trại sinh của hội trại, giúp trại sinh thi hành mọi việc theo sự điều hành của ban tổ chức	1 Trưởng 1 Phó
	Tổng BTC	Các bạn làm việc theo ban riêng và thảo luận chung cho chương trình trong nhóm G11	21 thành viên (tối đa), nếu bớt thành viên ở ban nào thì càng tốt.